PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS:

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento que agrupa os documentos segundo suas afinidades de conteúdo e relações. A estrutura adotada pela Comissão segue os padrões utilizados no PCD elaborado pelo Governo Estadual, sendo assim a sua constituição foi a funcional, a qual se agrupam as grandes funções, suas respectivas subfunções (quando houver), as atividades e os tipos documentais. Utilizou-se o código de classificação duplex, com dois dígitos.

A Tabela de Temporalidade é o instrumento utilizado para definir os prazos de guarda dos documentos em cada fase: corrente, intermediária e permanente, e para estabelecer a destinação final dos mesmos: eliminação ou guarda permanente. Com o objetivo de atender aos requisitos inerentes a um PCD/TTD inteligível, os membros da Comissão percorreram as secretarias, onde se reuniram com os servidores responsáveis pela produção documental, identificando funções, subfunções, atividades e tipologias documentais, bem como estabelecendo prazos de guarda e destinação de acordo com as necessidades administrativas e a legislação. A TTD também segue os padrões utilizados na tabela elaborada pelo Governo Estadual.

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL - CPAD:

Com o intuito de elaborar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) que refletissem, de forma fidedigna, as necessidades reais da produção documental decorrente das atividades comuns às Secretarias do Município de Atílio Vivacqua, o Gabinete do Prefeito instituiu, por meio do Decreto nº 097, de 29 de maio de 2024, a Comissão de Avaliação de Documentos (CADS), composta por cinco servidores integrantes do quadro funcional da Prefeitura.

Posteriormente, visando à continuidade, aperfeiçoamento e institucionalização das ações de gestão documental, foi nomeada, já no exercício de 2025, a nova Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), por meio do Decreto nº 117, de 03 de fevereiro de 2025, conferindo maior estabilidade e caráter permanente ao processo de classificação, avaliação e destinação final dos documentos produzidos e recebidos pela administração municipal.